無人受付システムのメリット｜受付の無人化で店舗運営を変えよう

受付とは企業の顔にもなる大事な立ち位置です。
顧客に対しての案内や、社内の説明、困り事の相談など沢山の職務を担ってきました。

しかし時代の変革とともに、そんな受付業務のあり方もどんどん変化しつづけており、徐々に無人の受付システムが発展してきている昨今。

自社のこれからを考えたときに、受付の無人化に乗り出すタイミングは今がベストではないでしょうか。

受付業務を機械化する事で店舗の運営を改革し、デジタル化をより推し進めていくことで、企業としての成長も得られる、そんなメリットが盛りだくさんの無人受付システムについてご紹介します。

無人受付とは

無人受付とは、受付に人がいない状態で受付を行うことです。
また無人受付システムとは、特定の地点からコールセンターや窓口などにリモート接続して、接客対応できるシステムを指します。

無人受付システムには、タブレットやビジネスホン、ロボットなど様々なタイプがあります。

無人受付システムを導入するメリットとしては、感染リスクの軽減、人手不足の解消、コスト削減などが挙げられます。

参考：https://www.beeats.co.jp/uribalabo/unmanned-reception/

受付無人化のメリット

そもそも受付を無人化することによって得られるメリットとはどんなことでしょうか？

企業側の経費の削減は勿論のこと、実は顧客側としても受付業務の無人化は得られるメリットが大きいと言えます。
導入後の具体的なメリットを確認していきましょう。

省人化による人件費削減

一番分かりやすくメリットになる点です。

受付に従事する方の人数を絞ることができるため、企業の支出の大部分を占める人件費を削減することができます。

また、スタッフの体調不良などで急に代わりの人材を用意しなければならないというようなこともなく、安定した省人化が可能になります。

更にオフィススペースも機械一台分のスペースのみで良くなるため、スペースコストまで節約することができます。

感染症対策

人対人ではなくなるため、現在も猛威を奮い続けている新型コロナウイルス感染症などの感染症対策として大きな役割を持ちます。

受付業務を無人化にすることで、スタッフ側も、更には顧客側も接触、感染リスクを負わず安心して利用することができます。

また、これまで受付業務があって毎日出社しなければならなかったスタッフも、場合によってはリモートワークが可能となり、接触の機会をより一段と減らすことができます。

これはコロナ禍での企業イメージのアップに繋がるのではないでしょうか。

利用者の待ち時間が減る

受付業務の際、一度にたくさんの顧客を対応しなければならないタイミングがあります。

その際受付業務を人が行うと、案内に手間取ってしまって顧客を待たせてしまったり、クレームに繋がることもあるでしょう。

受付業務を機械化し、導入機器を複数導入することなどによって業務の簡潔化、かつ顧客の待ち時間を減らすことにも繋がります。
スムーズな接遇は企業の更なるイメージアップになることでしょう。

セキュリティ対策

受付を機械化することにより、セキュリティをより強固にすることができます。

例えば事前に面識のない顧客とのやりとりを避けたり、顔認証機能を搭載する事で社外の人間かどうかを判断したりすることができるため、アポ無しの飛び込み営業等の来訪を避けることも出来ます。

ヒューマンエラーなども起き得ないため、個人情報保護の観点からも間違いのない安全な業務を徹底することができます。

業務効率化

受付業務は、中小企業だと別の業務に従事しているスタッフが仕事の手を一度止めて受付業務に入ることもよく見受けられます。

受付業務を無人化することにより、本来の仕事に支障をきたすことなく効率的にスタッフが業務に従事できるようになります。

顧客の情報管理

従来の受付業務では、受付した顧客の情報を書いたり、人がパソコンに打ち込んだりするという仕事が必要になっていましたが、受付業務を機械化することによって、自動で顧客の情報がシステムに入力されるため、『顧客の情報管理』という仕事が不要になります。

これは業務効率の向上にもつながり、結果としてスタッフ及び企業の成長にもなることでしょう。

先進性のアピールになる

受付の無人化を現在取り入れている企業は、まだまだ多くはありません。

英語では、first come, first servedという諺があります。
早い者勝ちという意味に訳せますが、つまりは最初に取り入れたものが一番の恩恵を受けられるという言葉です。

先進性は顧客の目を惹き、それが企業の美点となるでしょう。

受付無人化のデメリット

受付の無人化は多方面からメリットがあるシステムと言えます。

しかし、何も考えずに導入するとどんなに便利な機器でも無用の長物と化してしまいかねません。
受付の無人化のデメリットも確認しておきましょう。

人の温かみを感じられない

機械的な受付は、受付でのコミュニケーションを楽しみにされていた顧客にとっては寂しく感じられることもあるかもしれません。

そういった顧客が多い業態の企業ではロボット型の無人受付システムを導入することで、親しみやすさとデジタルの便利さを両立した無人受付を作り上げることも可能です。

デジタル化しつつも自社の顧客に対してのおもてなしの気持ちは忘れないように心がけましょう。

導入コストがかかる

長期的な人件費と比較すると安いものですが、タブレット式からロボット型まで、導入時はそれなりのコストが必要になります。

社内での予算をしっかりと算出して、自社に必要なものはどんなものなのか、業務形態やニーズに見合ったものを購入しましょう。

新しい業務フローの定着に時間がかかる

機械化するにあたり、どういう流れにしてどのように顧客を案内するのか、人が関わらなければならない場面は、等今まで無かった業務が発生するため、業務フローの作成やスタッフへの共有に時間を要することが予想されます。

機器導入時は導入後のフォローの事も考えながら購入しましょう。

トラブル時の対策が必要

受付業務を無人化するにあたって、一番の心配はシステムエラーなどのトラブルが発生した時です。

有人であったためになんとなくうまく回せてきたことがあると思いますが、機械に任せるためにはどんな事でもマニュアルが必要です。

予めシステムエラーが発生したときのトラブルシューティングや、人が介入するタイミングを決めておくなど、事前に対策を練りましょう。

受付を無人化する際のポイント

ここまで受付業務の無人化システムのメリットとデメリットをみてきましたが、実際に導入するにあたり、何を決め手に検討するべきなのでしょうか？

数あるシステムや機器の中で、自社に導入するべきものはどれなのか、まずはしっかりとポイントを押さえておきましょう。

受付を無人化する目的を明確にする

『なぜ受付を無人化するのか』はその企業によって実に様々です。
新型コロナウイルスの感染対策なのか業務の効率化を図るためなのか、自社での目的をハッキリさせてから導入しましょう。

目的をボンヤリさせたままなんとなく導入すると、不備があったり手間をスタッフが感じた際に『やっぱりやらなきゃ良かった』と後悔することになりかねません。

更に導入する企業の業務形態によっては無人化することによるデメリットの方が大きくなってしまう場合もあります。

自社の業態としっかりマッチしているのかを把握し、目的を明確にしましょう。

導入・運用コストを把握する

導入のコストは勿論のこと、機器のレンタル代やメンテナンスなど、日々の運用に関してもコストはゼロではありません。

導入するのであれば、長期の導入を見越して、企業の収入支出予算に合わせたものを検討しましょう。

機能や操作性を確認する

受付ではスタッフ、顧客ともに不特定多数が利用することが考えられるため、機能性が悪かったり操作がわかりづらかったりすると無駄な混乱が生じます。

顧客が混乱してしまうと結局スタッフが案内をすることになったり、顧客の気分を害してしまい、うまくいくはずだった取引が立ち消えてしまうことも考えられます。

自社のユーザーのITリテラシーを鑑みて、導入の際は一度機器を実際に触ってみることをおすすめします。

セキュリティ面に問題がないか確認する

デジタル機器はサーバーが落ちてしまう、ウイルスなどの問題とは切っても切れない関係にあります。

受付業務のシステムには大量の情報が含まれているため、万が一漏洩などが発生した場合、会社の信用問題に直結します。

どのようなセキュリティ対策がとられているのかは、導入前に入念に確認しておきましょう。

受付を無人化して業務を効率化させよう

いかがでしたでしょうか？

受付業務を無人化することで、「人との繋がりが希薄に…」
と感じる方もいらっしゃるかもしれません。

『遠隔接客サービスRURA』では遠隔地から担当スタッフが対応してくれるので、人との繋がりを残したまま、受付業務の効率化を図ることができます。

この効率を大切にしつつも受付の良さを残した『受付の無人化』が人と人、企業と人のこれからの新しい繋がり方であるのではないでしょうか。

業務を最大効率化し、この社会を生き残っていくために是非受付の無人化を検討してみてくださいね。